الاستراتيجيات التي يستخدمها مدير مدرسة في إدارة الاجتماعات

للاجتماعات المدرسية التي يعقدها مدير المدرسة مع المعلمين وأعضاء الإدارة دور مهم لأنها من الوسائل الأساسية والضرورية للإشراف الإداري لأن المدير لا يمكن بأي حال من الأحوال أن يستغني عن هذه الاجتماعات لأثرها الفعال في التنظيم والتوجيه والتحسين للعمل المدرسي ، حيث تتاح الفرصة للتفكير المشترك وتبادل الأفكار ووضع الخطط والبرامج ، حيث يدلي فيها ذوو المعرفة بالآراء والأفكار المثمرة ، وفيها تتاح الفرصة لتعرف المعلمين على أحوال المدرسة وما يجري فيها ، ولذا هناك استراتيجيات ينبغي مراعاتها من قبل المدير عند إدارة الاجتماعات من أهمها ما يلي :

· أول ما ينبغي مراعاته عند عقد الاجتماعات أن يتناول الموضوعات التي تهم المعلمين والعاملين في المدرسة .

· أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال يتم إعداده مسبقاً قبل الاجتماع يشترك في وضعه كل المعلمين ، ويتم ترتيب الموضوعات حسب أولويتها ويكون ذلك عن طريق استبيان معد من قبل المدير يتم توزيعه من قبل المدير على كافة المعلمين والعاملين الذين يهمهم الاجتماع .

· من الضروري أن يكون جدول الأعمال مرناً بحيث يسمح بدراسة موضوع لم يتضمنه جدول الأعمال ويوضع هذا تحت مسمى ( ما يستجد مد أعمال ) .

· يجب ضبط الوقت المخصص للاجتماع وتخصيص وقت معين لكل بند.

· قد تستدعي الحاجة عند مناقشة موضوع معين إلى مزيد من الدراسة فيمكن تكليف لجنة بدراسته وعرض النتيجة في اجتماع لاحق .

· لابد أن تراعى في جدول الأعمال النقاط التالية :

· أن يعد بوقت كاف ٍ بحيث يمكن البدء في إعداده بنهاية الاجتماع الذي يسبقه ، لأنه قد يكون هناك موضوعات مُرحلة من الاجتماع السابق ، ينبغي دراستها في الاجتماع الذي بعده مباشرة .

· أن ترتب هذه الموضوعات في جدول الأعمال في إطار منطقي معقول حسب الأولوية .

· لابد أن تكون الموضوعات المطروحة يمكن مناقشتها في جدول الاجتماع ، ويسمح وقت الاجتماع بذلك .

· لابد أن يطبع جدول الأعمال ويوزع على الجميع قبل الاجتماع بوقت كافٍ .

· لابد أن يشتمل جدول الاجتماع على الناصر التالية :

· كلمة ترحيبية بالجميع وخاصة الجدد منهم .

· التصديق على محضر الاجتماع السابق .

· الموضوعات المؤجلة من الاجتماعات السابقة .

· الموضوعات الجديدة المطروحة ، وهذه يمكن أن تصنف حسب موضوعاتها : ( تدريس ، موظفون ، تلاميذ ، نشاط ، مشكلات .. إلخ )

· ما يستجد من أعمال وموضوعات خلال الاجتماع .

· إنهاء الاجتماع بشكر الحاضرين وحثهم على البذل والجهد في سبيل المصلحة العامة .

· وقت الاجتماع :

· لابد أن يتم التنسيق مع الجميع في اختيار وقت الاجتماع المناسب الذي يلائم الجميع ولا يتعارض معهم ، وغالباً ما يكون في آخر اليوم الدراسي ، أي في الحصتين الأخيرتين مثلاً .

· لابد من تهيئة مكان الاجتماع بعناية وتجهيز ما يناسب الاجتماع سواء كان ذلك من إذاعة أو قرطاسيات أو مشروبات ساخنة أو باردة .

· لابد أن يكون مكان الاجتماع في مكان واسع يسمح للمدير من رؤية المجتمعين بوضوح .

· لابد للمدير عند إدارة الاجتماع أن يخلق جواً مرناً خالياً من التكلف ، وأن يسود الاجتماع جو صحي قوامه الألفة والاحترام المتبادل .

· لابد من سماع جميع وجهات النظر ، وتقبل النقد بصدر رحب .

· لابد من توضيح الغرض من الاجتماع والتأكيد عليه لجميع الحاضرين

· لابد من أن يتيح الفرصة لكل من يريد أن يسأل أو يعرض وجهة نظره

· على المدير أن يوضح الأسئلة التي تلقى من الحضور إذا كانت غامضة أو غير واضحة

· على المدير أن يربط بين جوانب الموضوع المطروح وأن يلخص المناقشة من وقت لآخر .

· على المدير أن يركز على ألا يخرج الأعضاء عن موضوع المناقشة ، وأن يوجههم بحيث يصل الاجتماع في نهايته إلى قرارات محددة وواضحة

· على المدير أن يلم بكل ما يتعلق بالموضوعات المطروحة ومراجعة التعاميم والنشرات الخاصة بذلك إن وجدت ، حتى لا يتم إقرار شيء مخالف للنظام .

· قد يكون من بين المجتمعين أساتذة جدد لم يألفوا جو الاجتماعات ، أو معلمون يخجلون ، أو مستمعون فقط ، فيجب على مدير المدرسة إشراكهم بطريقة لبقة بدون إحراج لهم أو إلحاح ، وقد يكون هناك معلمون على النقيض من ذلك مسرفون بالكلام محتكرون له ، فعليه أن يقاطع هؤلاء بطريقة لا تؤلمهم وينقل الناقشة لآخرين .

· على المدير أن يكون حذراً وأن ينادي كل معلم باسمه أو كنيته التي يحب ، وأن يعقب على حديثه باختصار مع مراعاة المجاملة في التعليق .

· في نهاية الاجتماع يجب الاحتفاظ بمحضر الاجتماع يسجل فيه تاريخ الاجتماع ومكانه وأسماء المشتركين فيه ، وينبغي أن يسجل فيه كل ما يدور في الاجتماع بطريقة سليمة ومنظمة مع تلافي التكرار وضياع الوقت ، وينبغي أن ينسب كل رأي لقائله .

· محضر الاجتماع ينبغي اطلاع الجميع عليه0