قواعد مهمة في الرسائل الإلكترونية

قواعد مهمة في الرسائل الإلكترونية


عند إرسال رسالة إلى مجموعة من الناس يجب وضع عناوينهم أمام كلمة
Bcc
وليس أمام
To
أو أمام
Cc.
فبهذه الطريقة تبقى عناوينهم مخفية في رسالتك، وبالتالي تتم حماية خصوصياتهم. أما إذا لم تفعل هذا فإن عناوينهم تكون معرضة لأن يأخذها أناس غرباء عنهم ويقومون بإغراقهم برسائل قد لا يريدونها. وهنا يمكنك وضع عنوانك أمام
To
لتملأ هذا الفراغ الذي يجب ملؤه

من المستحسن دوماً وضع عنوان لرسالتك وذلك حتى يعرف المرسَل إليه أهمية الرسالة فتوفر شيئاً من وقته. فبناء على العنوان يستطيع أن يقرر إن كان سيقرأ الرسالة الآن أم أنها تحتمل التأخير. ويُكتب العنوان أمام كلمة
Subject
وعدم الالتزام بهذه القاعدة قد يجعل المرسَل إليه يحذفها قبل قراءتها.

إذا أردت أن ترسل جواباً على رسالة فاضغط على كلمة
Reply
فبهذه الحالة يذهب الجواب إلى المرسِل الأصلي فقط. أما الضغط على كلمة
Reply All
فيعني أن الجواب سيذهب إلى كل من وصلتهم الرسالة الأصلية.

قاوم الرغبة في إرسال الرسائل الإلكترونية، لأن كثرة الرسائل منك تؤدي برسائلك إلى الحذف قبل القراءة. ولذا عليك أن تتخير ما هو نافع للمرسَل إليهم فترسله. وقد توصل المختصون إلى قاعدة ذهبية مفادها أن رسالتين في الأسبوع هو الحد المعقول جداً للإرسال. فإذا زاد عن ذلك انقلب إلى ضده.
التعبير الإنشائي غير الرسمي ممكن فقط مع الأصدقاء. أما الذين لا ترتبط بهم بأي علاقة فلا بد أن تأخذ الرسالة صفة الرسمية في أدب الخطاب. فمثلاً إن كنت مثلي تستخدم الحرف
u
عوضاً عن
You
فلا ينبغي استخدام هذا مع أناس لا تعرفهم. بل لا بد في هذه الحالة من مراعاة أدب الرسائل البريدية التي سبق أن تعلمناها في المدرسة في عملية التخاطب.

يمكن تصنيف من تراسلهم في مجموعات بحيث تستطيع أن تتخير ما ترسله لكل مجموعة حسب علمك بما يستهويها. فلا داعي لوضع كل الناس في قائمة واحدة. بل يجب أن يكون لديك قائمة للأصدقاء، وأخرى لزملاء العمل، وثالثة للأقارب، وهكذا. والتصنيف يوفر عليك كتابة العناوين، فيكفي كتابة اسم المجموعة أمام كلمة
Bcc
ليتم الإرسال إلى كل من فيها.

إذا جاءتك رسالة وأعجبتك وأردت إعادة إرسالها
(Forward)
فلا بد من حذف أجزاء منها قبل الضغط على زر الإرسال
(Send)
ومن أهم ما يجب حذفه اسم المرسِل الأصلي وأسماء من أرسل هو إليهم. إن عدم الالتزام بهذه القاعدة يجعل الرسالة مليئة بمعلومات كثيرة غير مفيدة للمرسَل إليهم، بل وقد تكون ضارة بتعريض خصوصيات الناس إلى النشر. ويزداد الأمر سوءاً عندما يتكرر إعادة إرسال رسالة مرات ومرات فتجدها مملوءة بمعلومات غير مفيدة تأتي قبل المعلومات المفيدة في الرسالة. فإذا أردت لرسالتك أن تُقرأ فاحذف الزيادات واترك الزبدة.
إذا لم تستطع حذف الزيادات فاختر النص المطلوب إرساله (بواسطة الماوس)، ثم انسخه من قائمة تحرير
Edit
ثم ابدأ رسالة جديدة والصق فيها النص الذي تريد إرساله صافياً من الزيادات.

إذا احتوت الرسالة على ملفات ملحقة ولم تستطع حذف الزيادات فقم بتنزيل الملفات على حاسبك ثم ابدأ رسالة جديدة وقم بإرفاق الملفات من جديد.
لا تقم بإرسال أو إعادة إرسال الأخبار العامة التي يسمعها الناس في وسائل الإعلام. لأن هذا يملأ صناديق بريدهم بغير فائدة. نعم هناك تحليلات قد تأتي في بعض الوسائل التي لا يطلع عليها إلا قلة من الناس، فهذه مناسبة للإرسال.
إذا أردت إرسال صورة فالواجب حفظ الصورة بصيغة
jpg
ليكون الملف أصغر ما يمكن. أما الحفظ بصيغة
bmp
فيجعل الملف كبيراً جداً، مما يأخذ وقتاً طويلاً في تحميله، وفي تنزيله، ويحتل مكاناً كبيراً في صندوق البريد.

تذكر أن خدمة
Hotmail
مثلاً تعطي المشترك فيها حجماً لصندوق بريده مقدارها
2MB
فقط. فإذا أغرقته بالرسائل، ولاسيما تلك المحتوية على ملفات مرفقة فإن صندوقه يمتلئ ولا يقبل بريداً جديداً، ويسبب له مشكلة.

يقال أن ياهو رفعت حجم صندوق مشتريكيها إلى 100 ميغا
وأن هوتميل وهي طبعا تاعبعة للعملاق مايكروسوفت سترفع حجم بريد مشتريكيها إلى 2 جيجا يعني 2000 ميغا
ولنا الصافي